Data v buňkách - co obsahuje, co lze vkládat

Úvodem

V tomto článku se dozvíte na praktických příkladech, co může být obsahem buňky. Kromě hodnoty což je jasným předpokladem, obsahuje buňka současněformát hornoty (obsahu buňky). Co se zobrazí mnohdy není to co je v buňce (například u času, data, procent ...).

Doplnění buňky o komentář (který se může zobrazovat automaticky, nebo může být zobrazen trvale).

Jak do buňky vložit minigraf (od Excel 2010 může být v buňce i minigraf), atd.

Data v buňce

Sešit v Microsoft Excelu se skládá z jednotlivých listu. List se poté skláda z buněk. Každá buňka má svou jedinečnou adresu. Do každé buňky lze umístit informace (hodnotu, formát, text,...). Dále se podívame podrobněji.

Co buňka obsahuje

Každá jednotlivá buňka, může obsahovat:

• Hodnota - číselné, textové, datum čas, .....
  • Číslo - číselné hodnoty, což kromě samotného čísla může představovat datum, čas.
  • Text - Jakýkoliv text, omezení jen délkou pro jednotlivou buňku.
  • Datum, čas
• Vzorec (funkce) - v buňce se provede operace, nejen matematické, k dispozici jsou funce statistické, finanční, textové,... Místo správného výpočtu může být obsahem chybová hodnota.
• Formát (automaticky, vlastní, podmíněný) - například barva, ohraničení (obsahem buňky může být něco jiného než je zobrazeno například vzorec, datum čas, ...)
• Hypertextový odkaz - například klikatelnýá odkaz na web seznam.cz :)
• Komentář - komentář (klasický žlutý lístek) můžete upravovat (přiřadit mu tvar barvu)
• Minigraf - od Verze Excel 2010 může být v buňce i graf (minigraf).

Hodnota

Zadávat lze různé hodnoty (číslo, text, datum, čas, procenta). Toto lze povést:

• Ručně - zadá se ručně
• Automaticky - klávesovou zkratkou - klávesovou zkratkou lze vložit aktuální datum čas (viz dále)
• Automaticky - makro VBA - VBA (makro) - může automaticky vkládat údaje do příslušných buněk.
• Automatická změna formátu - po zadáni hodnoty data, času ve správném času dojde k automatické změně formátu (= pro vkládání vzorce).
• Ruční změna formátu - pomocí menu můžete nastavit příslušné formáty

Ručně

Ruční zadávaní, nejčastější, do kativní buňky zadáte požadovanou hodnotu. Pro specifická zadání se provede automatický formát (o tom podrobněji v další kapitole tohoto článku).

Poznámka: - Klávesová zkratka F2 pro aktivaci zápisu do buňky (pokud nechcete používat myš).

Automaticky klávesovou zkratkou

Existuje několik klávesových zkratek, které ihned zadají do buňky příslušnou hodnotu:

• Ctrl+; - zadá aktuální datum
• ALT+ + - Vložení vzorce SubTotal

Další oblíbená klávesová zkratka, pokud máte data ve schránce:

• Ctrl + V - Ze schránky

Poznámka: Pokud data mají jiný rozměr, může při vkládaní dojít k chybě.

Klávesová zkratka pro vkládaní matic.

• Ze schránky - Ctrl + V

Poznámka: Podrobněji v dašlí kapitole o vkládaní a úpravě funkcí (vzorců).

Automaticky - makro VBA

Zadávání hodnot (údajů) pomocí VBA a maker je popsáno v samostatných článcích (přesahuje možnosti tohoto článku).

Změna formátu (automatická ruční)

Při vložení některých specifických hodnot dojde k automatické změně formátu, když vkládate datum, čas, procenta. Například:

1.1.2013

Poznámka: Vložená hodnota se automaticky změní na formát datum (a patřičně se naformátuje číslo v buňce). Na první pohled sice stále vidíte ono datum, ale ve skutečnosti je v buňce číslo. Viz další kapitola o formátu.

K další automatické změně dojde při zložení symbolu = (rozná se). Excel automaticky předppokládá vložení funkce (popis funkci následující kapitola).

' apostrof Při použití apostrofu bude Excel ignorovat použití automatického formátu. Takto můžete zobrazit '=A10+A12, bez použíti apostofu se provede výpočet.

Funkce (vzorce) - zadávaní/úprava

Jak jsem psal výše, aby Excel poznal, že jde o vzorec (funkci), musíte jej uvodit znakem rovno =. Poté již můžete vkládat vzorec. Pro vložení funkce (vzorce) máte opět několik možností:

• Ručně
• Myší
• ze schránky - Ctrl + V
• VBA - makro

Ručně

Nejrychlejší možnost, pokud znáte příslušnou funkci, můžete začít ihned psát, například:

=KDYŽ(A10=1;A3;A5)

Poznámka: Klávesová zkratka F4 při psdaní přepína odkazování. Podrobněji o odkazování v samostatném článku: Relativní a absolutní odkazy - styl A1 - R1C1.

Příklady funkcí (vzorců):

• =A1 - odkaz na buňku A1, pokud v ní bude hodnota 24, bude i v buňce (B2) hodnota 24 (nemateli změněno formátování)
• =1+1 - nemusíte se vůbec nikam odkazovat a Excel Vám spočítá, kolik je 1+1
• =A1+A2 - spočtete součet, který dávají čísla v buňkách A1 a A2 (pokud v buňkách nebude číslo, obdržíte chybovou hodnotu)

Poznámka: - Podrobnější popis funkcích (vzorcích) je v sekci věnované vzorcům:funkce - seznam článku o funkcích (vzorcích).

Myší

Pokud funkci neznáte, můžete pomocí myši vybrat z pasu karet Vzorce sekceknihovna funkcí ikona Vložit funkci v zobrazeném dialogovém okně si již vyberete co potřebujete.

Klávesová zkratka (Ctrl + V)

Podobně jako u vložení hodnot, pokud máte ve schránce příslušný funkci (vzorec) tento bude vložen do buňky (buněk).

VBA

Vkládaní vzorců pomocí VBA kódu je popsáno v samostatných článcích tykajících se programování Zapiš vzorec (funkci) do buňky - VBA Excel nebo VBA od základu Kurz Excel VBA - on-line a zdarma

' apostrof Při použití apostrofu bude Excel ignorovat použití automatického formátu. Takto můžete zobrazit '=A10+A12, bez použíti apostofu se provede výpočet.

Formátování (včetně podmíněného)

Formátování buněk je nedílnou součásti hodnoty. Každá hodnota je po zadáni automaticky naformátována. Tento formát pak můžete nastavit (změnit).

Ruční nastavení formátu

Jak nastavit formát buňky jsem popsal v samostatných článcích:

• Formát buněk - Excel 2010
• Vlastní formát buněk - pokročilé nastavení - Excel
• Podmíněné formátování – Excel 2007, 2010

Automatické formátování

Excel automaticky formátuje zadávané hodnoty (převádí na číslo, datum,) Zkuste zadat a uvidíte co se stane:

• A - zůstane tak jak je
• 23 - automaticky se zarovná doprava (jedná se o číslo)
• 12.1.2012 - automaticky se převede na datum
• 12:12 - automaticky se převeden na čas

Poznámka: - při použití apostrofu ' nebude použito automatické formátování, text zůstane tak jak jej napíšete (například vzorec, datum, čas, ...).

Hypertextový odkaz

V Excelu se můžete odkazovat na web. Například na tyto stránky :) http://seznam.cz Nejjednodušeji v buňce, do které potřebujete zadat hypertextový odkaz. Pravým tlačítkem a vyberete hypertextový odkaz.

Komentáře

Do buňky se dají vkládat komentáře. Nejjednodušeji přes pravý klik na buňce a vložit komentář. Nebo na kartě revize sekce komentáře.

Poznámka: - Buňka, která obsahuje komentář má v pravém horním rohu červený praporek.

Podrobněji se o vkládání, zobrazování, mazání komentářů zmíním v dalším článku.

Minigrafy

O minigrafech jsem sepsal samostatný článek Minigrafy - základy.

Ukázka buňky s miniografem.

Závěrem

Základy o buňkách a jejich obsahu (co a jak v nich může být umístěno). Pokud chcete něco doplnit (co jsem opomenul můžete použít komentáře).

Funkce A/AND

Příklad

Potřebuji vyhodnotit, jestli všechny hodnoty jsou pravdivé. Např. potřebuji zhodnotit, jestli je člověk současně starší než 20 let, současně mladší než 30 let, současně žena a současně má vlasy blond.

Návod

Použiji funkci A (v anglické verzi AND).
V jejích argumentech použiji logické výrazy (např. že něco se rovná nebo nerovná něčemu nebo že něco je menší nebo větší než něco). Výsledkem je pak PRAVDA nebo NEPRAVDA.
V našem případě takto:

Novinky v programu MS Excel 2010

Minigrafy

Excel 2010 umožňuje vkládat do jediné buňky malé grafy (tzv. minigrafy), znázorňující průběh označených dat. Na kartě Vložení je k dispozici nové tlačítko Minigrafy, nabízející výběr ze tří typů: spojnicový, sloupcový a vzestupy/poklesy. Po výběru typu minigrafu se zobrazí dialogové okno, určené pro vyznačení zobrazovaných buněk. Po označení buňky s minigrafem se zobrazí nová karta Nástroje minigrafu – Návrh.

NahoruNové funkce

Řada funkcí je v Excelu 2010 přejmenována a jejich názvy mají dvě části, oddělené tečkou. Např. funkce CEILING (v české verzi ZAOKR.NAHORU) je přejmenována na CEILING.PRECISE. Staré názvy funkcí lze nicméně používat a v nabídce funkcí se vyskytují oba názvy. Nové názvy funkcí nejsou v české verzi bohužel počeštěny.

Do programu je přidána řada nových funkcí. Kromě nových funkcí z oblasti statistiky, určené spíše specialistům, obsahuje Excel 2010 tři nové funkce:

• Funkce NETWORKDAYS.INTL funguje obdobně jako funkce NETWORKDAYS (počet pracovních dnů mezi dvěma zadanými datumy). Nová funkce obsahuje navíc parametr Víkend, což je číslo určující, které dny náleží do víkendu. Je možné zvolit např. neděle a pondělí nebo pouze neděli.
• Funkce WORKDAY.INTL funguje obdobně jako funkce WORKDAY (posun datumu o zadaný počet pracovních dnů). Funkce obsahuje navíc parametr Víkend, jehož význam je stejný jako u funkce NETWORKDAYS.INTL.
• Funkce AGREGATE pracuje obdobně jako SUBTOTAL, ale umožňuje zpracovávat také data v řádcích. Funkce má dodatečný parametr Možnosti, určující způsob zpracování hodnot v zadané oblasti (je možné např. ignorovat chybové hodnoty).

NahoruRozšíření automatického filtru

U tabulky s automatickým filtrem se po klepnutí na šipku u názvu sloupce zobrazí nabídka, obsahující navíc řádek pro hledání. Toho je možné využít např. pro usnadněnou filtraci u sloupce, obsahujícího množství různých textů.

NahoruPodmíněné formátování

Možnosti podmíněného formátování byly v Excelu 2010 rozšířeny řadu nových ikon.

Podmíněné formátování pomocí datových pruhů umožňuje zvolit rozdílnou barvu výplně a ohraničení, a navíc i směr datových pruhů. Výchozí volba Kontext znamená zobrazení záporných hodnot na opačné straně, než kladné hodnoty. Dalšími možnostmi jsou Zprava doleva a Zleva doprava. Pro záporné hodnoty je navíc možné použít tlačítko Záporná hodnota a osa a zvolit různou nebo stejnou barvu pruhů.

NahoruKontingenční tabulky

Možnosti kontingenčních tabulek jsou v Excelu 2010 podstatně rozšířeny. Při filtraci se opět nabízí také řádek pro vyhledávání, obdobně jako u automatického filtru.

Při tvorbě kontingenční tabulky se nabízejí další možnosti zobrazení:

• Procento součtu nadřazeného řádku (uplatní se u řádkového pole, rozděleného do dvou úrovní).
• Procento součtu nadřazeného sloupce (totéž při dělení sloupcového pole na dvě úrovně).
• Procento součtu nadřazené položky.
• Procento mezisoučtu.
• Pořadí od nejmenších po největší (ve sloupcích nebo řádcích).
• Pořadí od největších po nejmenší (ve sloupcích nebo řádcích).

Pro usnadnění filtrace v kontingenční tabulce je na kartě Nástroje kontingenční tabulky – Možnostipřidáno tlačítko Vložit průřez. Toto tlačítko zobrazí dialog, ve kterém se vybere jedna nebo více položek v kontingenční tabulce, podle kterých je třeba filtrovat. Každá označená položka zobrazí jedno plovoucí okno, ve kterém se hodnota pro filtraci vybere klepnutím. Kombinace myši a kláves Ctrl nebo Shift umožňuje vybírat více hodnot.

Filtrace se zruší klepnutím na tlačítko v pravém horním rohu plovoucího okna, pro odstranění okna je nutné použít místní nabídku.

NahoruŘešitel

Tento nástroj je v Excelu 2010 rozšířen o další možnosti. Umožňuje vybrat více počátečních bodů a zvolit tři různé metody řešení podle charakteru problému (lineární, hladké nelineární nebo nehladké problémy).

NahoruZáznam maker

V Excelu 2007 měl záznamník maker jednu vadu: nebyl schopen zaznamenat kroky, které měnily formát grafu (např. barvu datových řad). Tento nedostatek je v Excelu 2010 odstraněn a zaznamenané makro funguje správně.

Dotaz na povolení maker je v Excelu 2010 zobrazen pouze při prvém otevření sešitu s makry. Jestliže se makra povolí, při dalším otevření sešitu se použití maker povolí automaticky. Toto samozřejmě funguje pouze tehdy, pokud není sešit přejmenován nebo přesunut do jiného umístění.

Word 2010: Tipy pro práci s obrázky

Podíváme se, co nám přináší aktuální verze Wordu – tj. Word 2010, pokud jde o práci s obrázky.

Starší verze Wordu měly sice nějaké, oproti grafickým programům samozřejmě značně omezené, nástroje pro úpravy obrázků.

Ve Wordu 2010 se však objevily nástroje, které poskytují přece jenom určitý větší komfort pro práci s obrázky.

První zajímavá inovace se týká odstranění pozadí obrázku. Jestliže vložíme do dokumentu obrázek a ponecháme jej označený, zobrazí se kontextový pás karet Nástroje obrázku – Formát.

Zmíněnou novinku najdeme hned na začátku – je to ikona Odebrat pozadí. Klepneme na ikonu myší a uvidíme zhruba toto:

Na obrázku se pokryly fialovou barvou části, které by měly být odstraněny. V této fázi jde spíše o automatický návrh, který musíme většinou doladit ručně. Některé části obrázku jsou zahaleny fialovou, i když není žádoucí, aby byly odstraněny. První korekci můžeme udělat posunutím bílých značek uvnitř obrázku. Roztáhneme tedy vnitřní čtverec tak, aby motiv nikde nepřečníval. Výsledek uvidíme, jakmile stiskneme ikonu Zachovat změny. Pokud nejsme spokojeni, můžeme krok vrátit (např. pomocí ikony Zahodit všechny změny nebo klávesovou zkratkou CTRL+Z). Pro jemnější korekce jsou určeny ikona Označit oblasti k zachování/Označit oblasti k odebrání. Pokud jednu z ikon stiskneme a potom klepneme do obrázku a mírně táhneme na přilehlou oblast, bude se tam odstraňovat/přibývat fialová barva. Nakonec úpravy opět potvrdíme ikonou Zachovat změny.

Pro další úpravy obrázku máme hned vedle ikony Odebrat pozadí ještě několik nástrojů, které jsou velmi jednoduché na ovládání:

Jde o Automatické opravy, Barvu a Grafické efekty. Každý z těchto nástrojů má napravo šipečku, kterou můžeme rozbalit jakousi galerii:

Jediným klepnutím na náhled aplikujeme tak změnu na obrázek. Můžeme si také nastavit vlastní úpravy, pokud použijeme příkaz Možnosti …, který je dostupný hned pod náhledy.

Upravený obrázek si můžeme uložit do zvláštního souboru. Stiskneme pravé tlačítko myši a z místní nabídky potvrdíme příkaz Uložit jako obrázek:

Pro uložení můžeme volit z těchto grafických formátů: bmp, png, jpg, tif, gif.